[RECRUTEMENT] Assistant(e) de Direction Administrative et Financière

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Description du poste : Assistant(e) de Direction Administrative et Financière (CDI temps complet)

LE POSTE

Secrétariat de Direction

• Assurer le traitement du courrier entrant et sortant
• Préparer les dossiers de subvention (département, région, Erasmus) en lien avec la DAF
• Élaborer les dossiers pour les conseils d'administration et l'assemblée générale (préparation des documents, mise en page, envoi des convocations…)
• Mettre à jour et suivre différents tableaux de bord liés au contrôle de gestion (contrats…)
• Assurer le suivi et l’archivage des documents administratifs et comptables
• Gérer les contrats de parking des usagers et en suivre le paiement, gérer les clés et cartes d’abonnement remis aux personnels
• Saisir les déclarations de sinistres pour l’assurance
• Assister la DAF et les personnels qui lui sont rattachés en fonction des besoins
• Gérer les appels du standard en l’absence de la personne chargée de l’accueil
• Répondre à toute autre demande ou autre mission confiée par la DAF

Assistance au service comptable et moyens généraux

• Assurer le suivi des validations des factures d’achat, en lien avec les services concernés.
• Participer à la mise en place des projets du service administratif et financier (dématérialisation du circuit des factures...)
• Refacturer diverses prestations et suivre leur recouvrement
• Gérer des commandes des moyens généraux et rapprocher les bons de commande, de livraison et factures
• Vérifier la conformité des documents comptables et assurer leur transmission pour paiement.
• Etablir des règlements par chèque le cas échéant

Gestion des dossiers de bourse des élèves

• Gérer l’ensemble du processus de demande de bourse : collecte des dossiers, vérification des pièces justificatives, envoi et suivi des décisions d’attribution
• Assurer la communication avec les familles et les organismes financeurs
• Mettre à jour les bases de données et assurer le reporting des aides attribuées

Support à la gestion du service de restauration scolaire

• Centraliser les commandes des cycles, les transmettre au prestataire et en assurer le suivi
• Assister aux réunions hebdomadaires avec la DAF et le prestataire de restauration
• Vérifier les factures mensuelles du prestataire
• Suivre les soldes débiteurs des élèves et gérer les relances
• Assister aux commissions de restauration, rédiger les comptes rendus et les transmettre aux parties prenantes

PROFIL

• Formation : Bac+2 minimum en gestion, comptabilité ou administration des entreprises
• Expérience : 2 à 5 ans d’expérience en gestion administrative et financière, idéalement dans le secteur scolaire
• Des notions en droit des associations seraient un plus notamment sur les obligations légales liées au conseil d’administration et aux assemblées générales

Compétences

• Qualités rédactionnelles et à l’oral en français
• Maîtrise des outils de bureautique (word, excel)
• Bonne connaissance des logiciels comptables, ainsi que des processus comptables et administratifs
• Capacité à travailler en autonomie

Qualités personnelles

• Rigueur et organisation
• Qualités relationnelles et sens du service
• Capacité d’adaptation et esprit d’équipe
• Solide sens des priorités
• Discrétion et respect de la confidentialité

Conditions

• CDI à temps complet annualisé (1565h par année scolaire)
• Statut Agent de Maîtrise
• Rémunération mensuelle brute : 2500 €
• Avantages CSE, mutuelle. Restauration sur place et parking à tarif avantageux.

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